L’emergenza coronavirus ha portato all’attenzione di tutti i mezzi tecnologici per lo svolgimento di incontri a distanza; anche la scuola ha iniziato a farne un gran uso per riuscire a proseguire con l’attuazione dei programmi. E’ possibile applicare queste tecnologie alle assemblee condominiali?
- Anzitutto si possono fare? Sono legali? Sì, lo ha chiarito il Governo nelle FAQ che seguono il DPCM 08/03/2020 (si può leggere la risposta qui), almeno nel periodo di emergenza.
Tuttavia se terminata l’emergenza si volesse continuare ad utilizzare la modalità telematica è necessario modificare il regolamento condominiale inserendovi una clausola che autorizza in maniera esplicita la partecipazione all’assemblea a distanza per via telematica.
- Le assemblee possono essere invalidate? Certo, considerando le modalità di svolgimento e votazione è difficile mettersi al riparo dal rischio di impugnazione. Ad esempio non è possibile prevedere che ad un condòmino salti improvvisamente la connessione prima della votazione …
- L’assemblea può essere registrata? Certo, ma occorre il consenso preventivo ed informato di tutti i singoli partecipanti ai sensi degli artt. 6 e 7 del GDPR, sia per le finalità di registrazione che per la diffusione ad eventuali terzi.
- E il verbale? Il verbale dell’assemblea deve contenere le dichiarazioni ed i voti di tutti i partecipanti, come si trovassero nello stesso luogo.
- E con la privacy come la mettiamo? Ci sono diversi aspetti da chiarire e non tutti sono di facile soluzione.
Conclusioni
L’assemblea per via telematica può essere un valido supporto durante il periodo di emergenza, ma potrebbe rappresentare una valida opportunità anche successivamente, anche per permettere la partecipazione al massimo numero di condòmini che altrimenti si troverebbero impossibilitati a partecipare (vuoi per motivi di salute o per motivi logistici).
L’amministratore che intende sfruttare quest’opportunità deve attrezzarsi pensando prima di tutto alla sicurezza dei dati ed all’affidabilità degli strumenti e della connessione.
La connessione ad internet deve essere stabile e di banda adeguata, i dati devono essere messi al sicuro poiché vengono gestiti elettronicamente, le attrezzature (webcam, PC, monitor, cuffie, altoparlanti, microfono e software prescelto) devono essere adeguate, come prescritto dall’art. 25 del GDPR secondo il concetto di privacy by design e dall’art. 32 circa le misure di sicurezza.
Al termine dell’emergenza sanitaria sarà possibile inoltre celebrare assemblee “miste” con condòmini che parteciperanno di persona, altri solo in via telematica.
Tuttavia se si verificassero delle difficoltà a partecipare in via telematica si creerebbero delle disparità tra i condòmini che potrebbero rappresentare un vizio di annullabilità, fermo restando tutto ciò che la legge prevede relativamente allo svolgimento delle assemblee.
Quindi bisogna prestare particolare attenzione:
- Tutti i partecipanti devono essere identificati, devono poter partecipare in egual misura e devono avere la possibilità di capire ed esprimersi circa gli argomenti da dibattere;
- Qualora la connessione non fosse possibile o venisse meno e non fosse ripristinabile, l’assemblea dovrà essere sospesa (le decisioni eventualmente già prese fino a quel momento saranno valide);
- Occorre essere chiari con gli aventi diritto, anticipando chiaramente le modalità di svolgimento dell’assemblea;
- Sarà necessario istruire preventivamente i partecipanti per permettere a tutti di prendere dimestichezza con il nuovo mezzo tecnologico;
- Tutti devono poter partecipare, ascoltando ed intervenendo di conseguenza è necessario che tutti siano dotati di adeguati mezzi tecnologici, di una connessione stabile e dovranno comprendere bene il momento in cui intervenire nella discussione per evitare che la discussione diventi incomprensibile;
- Durante lo svolgimento dell’assemblea non deve mai cadere la linea a nessuno, in tal caso bisogna attendere la riconnessione;
- Se l’assemblea è un po’ animata è possibile che qualcuno si eclissi pretestuosamente prima di deliberare …
Lo svolgimento di assemblee in via telematica non è una carta da giocare in ogni frangente, ma può rappresentare un’opportunità importante una volta tenuti ben presente tutti i presupposti, a maggior ragione se attuata in contesti “tranquilli”, dove le assemblee si possono svolgere senza discussioni troppo accese.
Rimane da vedere come risolvere la questione della partecipazione di soggetti non aventi diritto a partecipare all’assemblea: nessuno è in grado di appurare che il singolo condòmino non sia in compagnia di altre persone che nulla hanno a che fare con gli aventi diritto, dal momento che tali persone potrebbero trovarsi vicino al condòmino, ma fuori dal cono di ripresa della telecamera.
Il rischio più che concreto di diffusione di dati personali o altri dati o notizie di esclusiva pertinenza condominiale, quindi riservati a rimanere confinati alla sola compagine condominiale, può causare conseguenze anche sul piano legale.
Per saperne di più:
https://www.danea.it/blog/assemblea-condominiale-online/
https://www.ilsole24ore.com/art/coronavirus-assemblee-solo-videoconferenza-condominio-ADSI25C